Article 1 Contents of Personal Data processed by the Company, Purposes of and Legal Basis for Processing, and Storage Periods

The contents of Personal Data (as defined in Article 4 of the GDPR) obtained by the Company, the purposes of processing, the legal basis for processing, and the retention periods are as follows:

1. ・Customers’ Personal Data
2. 1. ⅰ.Contents:
   2. Contract related: Name, e-mail address, (mobile) phone number and booking history.
   3. ⅱ.Purposes of processing and its legal basis:
   4. 1. a.Conclusion of contracts and fulfilling existing ones: The Company processes the data under point (ⅰ) for the conclusion of contracts with Customers relating to our services or any necessary pre-contractual measures as well as for fulfilling existing contracts according to Article 6 (1) (b) of the GDPR.
      2. b.Fulfilment of a legal obligation: The Company may process the data under point (ⅰ) for the purpose of fulfilling various legal obligations according to Article 6 (1) (c) of the GDPR.
      3. c.Consent: If the Customer freely consents to the processing of data (for example concerning management of reservation information, etc), the processing is carried out in accordance with the purposes set out in the declaration of consent and to the extent stipulated therein according to Article 6 (1) (a) of the GDPR.
   5. ⅲ.Retention periods:
   6. 1. a.Conclusion of contracts and fulfilling existing ones: The Company processes the data for purposes of point (ⅱ)(a) only as long as they are necessary for the fulfilment of its obligations. In addition, in individual cases, the Company processes the data until the end of a legal dispute or until the expiry of the statute of limitations if claims for damages are asserted.
      2. b.Fulfilment of a legal obligation: The Company processes the data for purposes of point (ⅱ)(b) for how long the specific legal obligation requires it to do so.
      3. c.Consent: The Company processes the data based on consent until this consent is withdrawn.

Article 2 Provision of Personal Data to Third Parties

The Company provides data to the extent necessary to the following external service providers (processors) who assist it in providing its services. All the processors process the data only on the Company's behalf and based on its instructions so that the Company can provide its services. The service providers are as follows:

1. ・Customers’ Personal Data
2. 1. ⅰ.IT service providers and/or providers of data hosting solutions or similar services.
   2. ⅱ.Other service providers, tool providers and software solution providers who also assist the Company in the provision of its services and act on its behalf (including communication service providers).

In addition, the Company transmits data to the following recipients (controllers) to the extent necessary:

1. ・Customers’ Personal Data
2. 1. ⅰ.Legal representatives in the event of legal proceedings, courts as well as collection agencies (the legitimate interests of the Company).
   2. ⅱ.Auditors, authorities, courts and other public bodies to the extent required by law.

Article 3 Transfer of Personal Data to Outside the European Union

There are cases in which the Company transfers Personal Data obtained by it to third countries. In such cases, in the absence of an adequacy decision pursuant to Article 45 (3) of the GDPR by the Commission, the Company takes appropriate safeguards as prescribed in the GDPR, including conclusion of a contract that contains standard data protection clauses or obtains explicit, freely given consent for individual cases as defined in Article 49 (1) (a) of the GDPR or the transfer is necessary for the performance of a contract with the Company or the implementation of pre-contractual measures.

Article 4 Rights of Data Subjects

Data subjects of Personal Data obtained by the Company have each the following rights:

1. ・Right to request from the Company access to Personal Data (Article 15 of the GDPR)
2. ・Right to request from the Company rectification or erasure of Personal Data or restriction of processing concerning the data subject (Articles 16 to 18 of the GDPR)
3. ・Right to object to processing of Personal Data by the Company (Article 21 of the GDPR)
4. ・Right to request the Company to offer the convenience of data portability (Article 20 of the GDPR)
5. ・Right to lodge a complaint with a supervisory authority (Article 77 of the GDPR)

Article 5 Withdrawal of Consent

If the legal basis for the acquisition of Personal Data obtained by the Company is the consent of the data subject of the Personal Data, the data subject shall have the right to withdraw his or her consent at any time, provided, however, that such withdrawal of consent shall not affect the lawfulness of processing based on the consent before its withdrawal.

Article 6 Requirement for the Provision of Personal Data

Customers’ Personal Data is required when concluding a contract with the Company.

Article 7 Contact details

For any inquiry or question about this privacy policy, please contact the following desk:

Location: 7-4-1, Tokiwa, Saitama Shi Urawa Ku, Saitama Ken, 330-0061, Japan
Department: Planning Division
Telephone No.: 048-633-4301
Email: otoiawase.labtama@labtama.saitamaresona.co.jp

第1条 当社が取り扱う個人データの内容、取扱いの目的及び法的根拠ならびに保存期間

当社が取得する個人データ（GDPR第4条に定義されるものをいいます。）の内容、取扱い目的、取り扱うための法的根拠および保存期間は以下のとおりです：

1. ・お客様の個人データ
2. 1. ⅰ.内容
   2. 契約に関するもの：氏名、メールアドレス、（携帯）電話番号および予約履歴
   3. ⅱ.取扱いの目的とその法的根拠
   4. 1. a.契約の締結および既存の契約の履行：当社は、当社サービスに関するお客様との契約を締結し、または契約前の必要な措置を行うため、およびGDPR第6条（1）（b）に基づき既存の契約を履行するため、上記（ⅰ）記載のデータを取り扱います。
      2. b.法的義務の履行：当社は、GDPR第6条（1）（c）に基づき様々な法的義務を履行する目的で、上記（ⅰ）のデータを取り扱う場合があります。
      3. c.同意：お客様がデータの取扱い（例えば、予約情報の管理等）に関し、自由に同意した場合には、GDPR第6条（1）（a）に基づき、同意の宣言に記載された目的に従い、その範囲内で取り扱います。
   5. ⅲ.保存期間
   6. 1. a.契約の締結および既存の契約の履行： 当社は、上記（ⅱ）（a）の目的のため、その義務の履行に必要な限りにおいてデータを取り扱います。また、個別の事例においては、法的紛争が終了するまで、または損害賠償請求が主張された場合における時効が成立するまで、当社はデータを取り扱います。
      2. b.法的義務の履行：当社は、（ⅱ）（b）の目的のため、特定の法的義務の履行に必要とされる期間、データを処理します。
      3. c.同意：当社は、その同意が撤回されるまで、同意に基づくデータを取り扱います。

第2条 個人データの第三者提供

当社は、当社のサービス提供を支援する以下の外部のサービスプロバイダー（以下「プロセッサー」といいます。）に対し、必要な範囲でデータを提供します。いずれのプロセッサーも、当社がサービスを提供するため、当社の指示に基づいて当社のためにのみデータを取り扱います。サービスプロバイダーは以下のとおりです：

1. ・お客様の個人データについて
2. 1. ⅰ.ITサービスプロバイダーおよび/またはデータホスティングソリューションもしくは類似サービスのプロバイダー
   2. ⅱ.その他のサービスプロバイダー、ツールプロバイダー、ソフトウェアソリューションプロバイダーで、当社のサービス提供を支援し、当社を代行する者（コミュニケーションサービスプロバイダーを含む）

また、当社は、必要な範囲で以下の提供先（管理者）にデータを提供します：

1. ・お客様の個人データについて
2. 1. ⅰ.法的手続きに必要な法定代理人、裁判所および債権回収会社（当社の正当な利益のため）
   2. ⅱ.監査役、当局および裁判所その他の公的機関

第3条 個人データのEU域外への移転

当社は、取得した個人データを第三者に移転する場合があります。この場合、当社は、欧州委員会によるGDPR第45条（3）に基づく十分性認定がない限り、標準的なデータ保護条項を含めた契約を締結した場合、またはGDPR第49条（1）（a）に規定されるように、個別の事例について明示的かつ自由な同意を取得した場合、もしくは当社との契約の履行または契約前の措置の実施のために移転が必要である場合にのみ移転を行うこととするなど、GDPRに規定される適切な保護措置を講じます。

第4条 データ主体の権利

当社が取得した個人データの情報主体は、それぞれ以下の権利を有します：

1. ・個人データへのアクセスを当社に要求する権利（GDPR第15条）
2. ・個人データの訂正もしくは消去またはデータ主体に関する取扱いの制限を当社に要求する権利（GDPR第16条から第18条まで）
3. ・当社による個人データの取扱いに異議を述べる権利（GDPR第21条）
4. ・データポータビリティの利便性の提供を当社に要求する権利（GDPR第20条）
5. ・監督機関に異議を申し立てる権利（GDPR第77条）。

第5条 同意の撤回

当社が取得した個人データの法的根拠が個人データのデータ主体の同意である場合、データ主体はいつでも同意を撤回する権利を有するものとします。ただし、かかる同意の撤回は、撤回前の同意に基づく処理の合法性に影響を与えないものとします。

第6条 個人データの提供の要件

お客様の個人データは、当社と契約を締結する際に必要となります。

第7条 連絡先

本プライバシーポリシーに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください：

所在地：埼玉県さいたま市浦和区常盤7-4-1
部署：企画部
電話番号：048-633-4301
Eメール：otoiawase.labtama@labtama.saitamaresona.co.jp